การจัดซื้อและจ้างบริการระหว่างธุรกิจควรเริ่มจากความต้องการ ขอบเขตงาน และข้อมูลที่ตรวจสอบได้ จัดเอกสารให้ผู้ซื้อและผู้ขายเข้าใจตรงกัน แล้วแยกข้อกำหนดที่ยืนยันแล้วออกจากสิ่งที่ยังต้องตรวจเพิ่มเติมก่อนเปรียบเทียบข้อเสนอ
1. นิยามเป้าหมายธุรกิจ
ระบุขั้นตอนงานปัจจุบัน ปัญหา ผู้ใช้จำนวนโดยประมาณ ระบบที่จะเชื่อมต่อ และตัวชี้วัดการยอมรับที่วัดได้
2. Checklist ทางเทคนิค
ระบุ Integration, การย้ายข้อมูล สิทธิ์ผู้ใช้งาน การสำรองข้อมูล การกู้คืน ความปลอดภัยที่จำเป็นและข้อกำหนดคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
3. เปรียบเทียบ Total Cost
แยกค่า Setup, Subscription, ต่อผู้ใช้, API/Traffic, Support, SLA, ค่าอบรม ค่าออกจากระบบ และความเป็นเจ้าของข้อมูล/ซอร์สโค้ด
4. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
ขอราคาด้วยคำว่าเว็บ/แอปเดียวไม่ระบุ Acceptance Test ไม่มีข้อตกลงเรื่องข้อมูลหรือสิทธิ์เข้าถึง และมองข้ามค่าใช้จ่ายหลังปีแรก
ข้อมูลอ้างอิงสำหรับคู่มือนี้
ใช้แหล่งข้อมูลที่ระบุประกอบการเตรียมงาน ตรวจข้อกำหนดของโครงการและเอกสารฉบับปัจจุบันก่อนนำไปใช้
สร้าง RFQ ในหมวดนี้
นำ Checklist ข้างต้นมาจัดเตรียม Scope แล้วตรวจข้อกำหนดก่อนขอราคา
เตรียม RFQ หมวด IT & SOFTWARE →หมายเหตุ
ตัวอย่างนี้เป็นแนวทางทั่วไป ควรปรับตามเครื่องจักร มาตรฐานของโรงงาน และข้อกำหนดด้าน Safety ของแต่ละโครงการ