การจัดซื้อและจ้างบริการระหว่างธุรกิจควรเริ่มจากความต้องการ ขอบเขตงาน และข้อมูลที่ตรวจสอบได้ จัดเอกสารให้ผู้ซื้อและผู้ขายเข้าใจตรงกัน แล้วแยกข้อกำหนดที่ยืนยันแล้วออกจากสิ่งที่ยังต้องตรวจเพิ่มเติมก่อนเปรียบเทียบข้อเสนอ
1. ระบุความเสี่ยงและพื้นที่
บอกลักษณะงาน หน้างานจริง ระดับการป้องกันที่ต้องการ ช่วงเวลาบริการและเงื่อนไขสิทธิ์การเข้าพื้นที่
2. Checklist สำหรับผู้ขาย
ระบุมาตรฐานหรือใบรับรองที่ลูกค้ากำหนด รุ่น/ขนาด ปริมาณ อายุใช้งาน การทดสอบรับมอบ วิธีบำรุงรักษาและเอกสารส่งมอบ
3. เปรียบเทียบข้อเสนอ
ตรวจขอบเขตฝึกอบรมการใช้งาน สินค้าทดแทน การรับประกัน จำนวนพนักงาน เงื่อนไขเข้ากะและค่าใช้จ่ายที่ไม่รวม
4. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
เลือกจากราคาถูกสุดโดยไม่ตรวจความเหมาะสมต่อความเสี่ยง ใช้คำว่าได้มาตรฐานแต่ไม่ระบุมาตรฐานที่ต้องใช้ และขาดเกณฑ์ตรวจรับ
ข้อมูลอ้างอิงสำหรับคู่มือนี้
ใช้แหล่งข้อมูลที่ระบุประกอบการเตรียมงาน ตรวจข้อกำหนดของโครงการและเอกสารฉบับปัจจุบันก่อนนำไปใช้
สร้าง RFQ ในหมวดนี้
นำ Checklist ข้างต้นมาจัดเตรียม Scope แล้วตรวจข้อกำหนดก่อนขอราคา
เตรียม RFQ หมวด SAFETY & SECURITY →หมายเหตุ
ตัวอย่างนี้เป็นแนวทางทั่วไป ควรปรับตามเครื่องจักร มาตรฐานของโรงงาน และข้อกำหนดด้าน Safety ของแต่ละโครงการ