งานอุตสาหกรรมมักมีรายละเอียดที่ส่งผลต่อราคาและความเสี่ยงมากกว่างานทั่วไป การเตรียมข้อมูลให้เป็นระบบช่วยให้ผู้ซื้อเปรียบเทียบข้อเสนอได้ตรง Scope และช่วยให้ผู้ขายลดการเผื่อความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น
1. เริ่มจากผลลัพธ์ที่ต้องการ
ระบุว่าต้องการแก้ปัญหาอะไร ผลลัพธ์หลังจบงานต้องเป็นแบบไหน และเครื่องจักรอยู่ในสภาพใดในปัจจุบัน
2. แนบข้อมูลระบบเดิม
รุ่น PLC/HMI/Servo, จำนวน I/O, Drawing, รูปตู้ไฟ, Layout และ Communication ที่ใช้อยู่ ช่วยลดการเดาราคา
3. แยก Scope ให้ชัด
ระบุว่าใครจัดหา Hardware, ใคร Wiring, ใคร Program, มี FAT/SAT หรือ Training หรือไม่
4. ระบุ Timeline และข้อจำกัด
แจ้งวัน Shutdown, เวลาทำงาน, Permit, Safety และ Deadline เพื่อให้ Supplier ประเมิน Man-day ได้
5. กำหนด Deliverable
ระบุ Source Code, Drawing as-built, Backup, Manual, BOM และ Warranty ที่ต้องส่งมอบ
หมายเหตุ
ตัวอย่างนี้เป็นแนวทางทั่วไป ควรปรับตามเครื่องจักร มาตรฐานของโรงงาน และข้อกำหนดด้าน Safety ของแต่ละโครงการ